פתיחת תיק עוסק

מדריך פתיחת עסק ולעוסק חדש

ברצונכם להתחיל לעסוק באופן עצמאי ולהקים עסק, חייבים תחילה להירשם ולפתוח תיק בכל אחת מרשויות המס.
פתיחת תיק עוסק במע"מ, פתיחת תיק במס הכנסה ולאחר, עדכון מעמד עצמאי במוסד לביטוח לאומי.
להלן מדריך לפתיחת עוסק בכל אחת מהרשויות המס;

פתיחת תיק במע"מ

בעת פתיחת התיק במע"מ, תרשמו כעוסק פטור או עוסק מורשה. בהתאם לסכום מחזור העסקאות הצפוי. יחד עם זאת, ישנה רשימה של בעלי עסקים שאינם יכולים להירשם כעוסק פטור בכל מקרה. קראו מי לא יכול להירשם כעוסק פטור

לצורך פתיחת תיק במע"מ, אתם צריכים לצרף את המסמכים הבאים:

  1. נדרש למלא טופס 821 – טופס רישום לצרכי מע"מ.
  2. תעודת זהות.
  3. אסמכתא על קיום חשבון בנק, אתם יכולים לצרף צילום שיק מבוטל או אישור על ניהול חשבון בנק. ניתן להוציא את האישור מהאינטרנט בכניסה לחשבון הבנק שלכם.
  4. חוזה שכירות של משרד (במידה ואתם שוכרים משרד לעסק). או אישור רכישת מקום בית העסק, במידה ורכשתם.
  5. וכן לצרף, אישור רשמי או תעודה או רישיון עיסוק, תלוי בסוג העיסוק (עו"ד, יועץ מס, רופא, פסיכולוג, סוכן ביטוח…).

לצורך פתיחת תיק שותפות 

יש למלא גם טופס 821א ולצרף, אסמכתא לקיום חשבון בנק שותפות וחוזה שכירות מקום עסק, במידה והשכרתם מקום או משרד מסויים לאותו העסק.

התנהלות עוסק מול מע"מ 

כאמור יש הבדל בין עוסק מורשה לבין עוסק פטור בכל מה שקשור בהתנהלות מול מע"מ;
עוסק פטור – למעשה פטור מתשלום מע"מ ודיווחים חודשיים למע"מ. אבל חייב אחת לשנה, לדווח למע"מ "הצהרת עוסק פטור ".
עוסק מורשה – חייב לדווח למע"מ אחת לחודשיים (דו-חודשי בד"כ, תלוי בסכום מחזור עסקאות).

פתיחת תיק במס הכנסה

לאחר פתיחת תיק במע"מ, נדרש לפתוח תיק במס הכנסה (במיידי), באמצעות טופס 5329 – דו"ח פרטים אישיים והצהרה על מקורות הכנסה.
בהמשך ישלח אליכם פנקס מקדמות לצורך תשלום ע"ח המס לאותה שנה, בשיעור שנקבע בהתאם לסוג העסק וכלל ההכנסות.
ניתן בהמשך השנה לעדכן את שיעור המקדמות, להקטין, להגדיל או לבטל בהתאם, על כל המשמעויות של זה. כמובן שצריך גם לדעת איך לחשב נכון את שיעור המקדמות במהלך השנה.
כמו כן, תצטרכו לבקש ולהצטייד באישור פטור מניכוי מס במקור ואישור ניהול ספרים.

דיווחים למס הכנסה

במהלך השנה, תצטרכו לדווח ולשלם כל חודשיים (דיווח דו-חודשי), מקדמות מס הכנסה.  שימו לב! נדרש לדווח גם אם אין הכנסות (אפס), כל עוד לא בוטלו לכם המקדמות.
ובסוף שנה, נדרש להגיש דו"ח שנתי בצירוף כל הנספחים הנדרשים, כגון: דו"ח רווח והפסד, טופס פחת ומסמכים נוספים בהתאם לעיסוק וסוגי ההכנסות שלכם. 

הצהרת הון

בהמשך אתם תקבלו גם דרישה להגשת דו"ח הצהרת הון. דרישה ראשונה בד"כ תשלח אליכם תוך שנה מפתיחת התיק ולאחר מכן, כל מספר שנים (5 – 3), נתון משתנה ותלוי בעסק ובפקידי מס הכנסה. להצהרת ההון יש חשיבות רבה ובעיקר להצהרת ההון הראשונה שמהווה בסיס השוואה לבאות.

פתיחת תיק בביטוח לאומי

לאחר פתיחת תיק במע"מ ומס הכנסה יש לפתוח תיק ולעדכן מעמד עצמאי בביטוח לאומי. באמצעות טופס 6101 – דין וחשבון רב שנתי.

קיימים שתי אפשרויות של רישום עצמאי בביטוח לאומי: "עצמאי" או "עצמאי שאינו עונה להגדרה". הסיווג נעשה בהתאם לתנאים ספציפיים שנקבעו. עובד עצמאי לעניין ביטוח לאומי הוא מי שעונה על אחת מהתנאים הבאים:

  • עוסק בעסק לפחות 20 שעות בשבוע בממוצע.
  • או שהכנסתו החודשית הממוצעת מעסק עולה על 50% מהשכר הממוצע (5,276).
  • או עוסק בעסקו לפחות 12 שעות בשבוע, והכנסתו החודשית הממוצעת מעסק עולה על 15% מהשכר הממוצע (1,583).

אם אתה עצמאי שאינו עונה על אף אחת מההגדרות הללו, תוכל לעדכן את מעמדך כעצמאי "שאינו עונה על ההגדרה". ותחוייב כל חודש בדמי ביטוח לאומי בגין ההכנסות מהעסק כמי שיש בידו "הכנסות אחרות", בשיעורים באים:
עד הכנסה חודשית בסך של 2,638 ₪ לא תהיה חייב בדמי ביטוח. וכל ש"ח נוסף לפי מדרגות ועד 12%.

יחד עם זאת, אם אין בידיכם כלל רווח מעסק תחוייבו בדמי ביטוח מינימליים בסך של 177 ₪ לחודש.

יש לקחת בחשבון את כל המשמעויות של רישום עצמאי שאינו עונה על ההגדרה;
אין זכאות לגמלת דמי לידה ואין זכאות לגמלת נפגעי עבודה חלילה.

דמי ביטוח לאומי לעצמאי שהוא גם שכיר

עצמאי ש"אינו על ההגדרה" שהוא גם שכיר – במקרה הזה לא יהיה חייב לשלם דמי ביטוח לאומי נוספים, מאחר והוא מבוטח כשכיר.
עצמאי שהוא גם שכיר ישלם דמי ביטוח לאומי בגין הכנסות שלו מעסק בשיעור דמי ביטוח  17.83%. תלוי גם בגובה הכנסות שלו כשכיר.

אופן הדיווח למע"מ, מס הכנסה וביטוח לאומי

נכון להיום את כל הדיווחים החודשיים הנדרשים לדווח מול מע"מ, מס הכנסה וביטוח לאומי ניתן לבצע בצורה מקוונת, דרך אתר האינטרנט או באמצעות יועצת מס מייצגת. עם זאת, את הדו"ח השנתי חובה להגיש ולדווח באופן מקוון. ולצרף את כל המסמכים לדו"ח השנתי. 
ישנן מקרים בודדים להם יש פטור מהגשת דו"ח מקוון.

ניהול ספרים לעוסק

כל עוסק נדרש לניהול ספרים של העסק בהתאם להוראות מס הכנסה ותקנות מע"מ (ניהול פנקסי חשבונות). ולפי התוספת בהוראות בהתאם לסוג העסק, לדוגמא:
על פי תוספת ו' – ניהול ספרים ע"י רופאבנוסף להוראות הכלליות, חייב לנהל גם ספר "רופא".
על פי תוספת ה' – ניהול ספרים ע"י בעלי מקצועות חופשייםבנוסף להוראות, חייבים לנהל גם ספר לקוחות".
ישנם עסקים החייבים בניהול "יומן הזמנות" או "קופה רושמת" ועוד..

אופן ניהול מערכת חשבונות ובסיס הדיווח

רוב העוסקים בעלי מקצועות החופשיים ועסקים קטנים מדווחים על בסיס מזומן. כלומר, הוצאת חשבונית מס קבלה בעת תקבול הכסף מהלקוחות ורישום הוצאות העסק כנגד חשבונית מספקים שניתן בד"כ לאחר התשלום. עסקים אלו מנהלים את מערכת החשבונות של העסק שלהם לפי הנהלת חשבונות חד-צידית.
זה לעומת דיווח על בסיס מצטבר, שבו מועד רישום ההכנסה עם מתן השירות או במכירת מוצר, גם אם טרם שולם. וכך גם לגבי רישום חשבונית מס מספקים, גם אם טרם היא שולמה.
חברות חייבות בדיווח על בסיס מצטבר וישנם גם בעלי עסקים גדולים, שהם לא חברות, אשר מנהלים את מערכת החשבונות על בסיס מצטבר, בעיקר לעסקים עם מלאי מהותי ובעלי מחזור עסקאות גבוה. עסקים אלו מנהלים לפי מערכת הנהלת חשבונות כפולה.

חשבונית מס / קבלה / חשבונית עסקה

עוסק פטור חייב להוציא רק קבלה עם קבלת התשלום. לא רשאי להוציא חשבונית מס.
עוסק מורשה המתנהל על בסיס מזומן יכול להוציא חשבונית מס קבלה עם קבלת התשלום מהלקוח. במקום להוציא קבלה וחשבונית מס בנפרד. ובמקום חשבונית עסקה.

הצעתי לכם, במקרה ולקוח מסויים מבקש מכם חשבונית מס עוד לפני מועד התשלום (בעיקר חברות), אתם יכולים להנפיק דרישת תשלום או חשבון עסקה ובמועד קבלת התשלום להוציא עבורו חשבונית מס קבלה. 

תיעוד ושמירה

כל עוסק חייב לשמור ולתעד את כל המסמכים הרלוונטים לעסקו. חשבוניות, קבלות ומסמכים בגין ההוצאות מספקים. וכמו כן, כל המסמכים והאסמכתאות שנלקחו בחשבון בדו"ח השנתי למשך תקופה של 7 שנים לפחות.

סיכום הדברים

עקרונית כל אחד יכול לפתוח תיק עוסק בכל אחת מהרשויות הנ"ל בהתאם לנדרש. יחד עם זאת כדאי ומומלץ להיעזר ביועץ מס.
כל מידע ונתון שנרשם ומדווח יש לו משמעות. זה לא סתם מילוי של טופס בכדי לקבל אישור להוציא קבלה או חשבונית.
בהמשך השנה ובמהלך תקופת העסק, ישנה התנהלות מלאה מול רשויות המס. מייצג ידאג לכם כל מה שנדרש;
אבצע עבורכם את כל הדיווחים הנדרשים כפי שנדרש. כמו כן, תקבלו הדרכה על אופן ניהול החשבונות לפי סוג העיסוק, ייעוץ מס וליווי מקצועי, תכנוני מס לפי החוק, הכנת דו"ח שנתי, הכנת הצהרת הון ועוד.