ניהול ספרים סוכן ביטוח

"סוכן ביטוח" כמשמעותו בחוק הפיקוח על עסקי ביטוח – הוא מי שעוסק בישראל בתיווך בין כל אדם לבין מבטח לעניין ביטוח.
"סוכנות ביטוח" – סוכן של חברת ביטוח המורשה להדפסת פוליסות ביטוח.
סוכני ביטוח נדרשים לנהל את מערכת הנהלת החשבונות של העסק שלהם בהתאם לתוספת טו בניהול פנקסי חשבונות מס הכנסה ומע"מ.
בהוראות נעשה הבחנה בין ניהול ספרים סוכנות ביטוח לבין ניהול ספרים לסוכן ביטוח.

ניהול ספרים סוכני ביטוח

הנהלת חשבונות סוכנות ביטוח

סוכנות ביטוח חייבת לנהל מערכת חשבונות לפי שיטת החשבונאות הכפולה.
שזה למעשה אומר שכל פעולה חשבונאית נרשמת. כולל ניהול כרטיסי לקוחות, ספקים, בנקים, רכוש קבוע וכדומה. כך שמתקבל גם דו"ח רווח והפסד ובנוסף מאזן בוחן הכולל נכסים והתחייבויות.

הנהלת חשבונות סוכן ביטוח

סוכן ביטוח חייב לנהל מערכת חשבונות המתאימה לאופי העסק והיקפו, שתכלול לפחות את הפעולות והספרים הבאים;

ספר תקבולים ותשלומים

הכוונה לניהול מערכת חשבונות חד צידית. כאשר מדובר ברישום ידני בספר כרוך זה יהיה יירשם כך;
התקבולים יירשמו בשני טורים נפרדים:
תקבולים בשל פרמיות (המועברים לחברות ביטוח) ותקבולים אחרים.

התשלומים יירשמו בשלושה טורים נפרדים:

  • תשלומים לחברות ביטוח (העברת הפרמיות)
  • תשלומים בשל הוצאות עסקיות
  • ותשלומים אחרים לרבות רכישת נכסים, השקעות והלוואות.

כלומר, ברשום במערכת הנהלת החשבונות, נדרש לרשום ולפרט כל פעולת הכנסה והוצאה. לפתוח כרטיס חשבון לכל סוג הכנסה ולכל סוג הוצאה.

פטור מניהול רשום תקבולים ותשלומים בשל פרמיות

בהתאם לתנאי בהוראות, סוכן ביטוח המעביר לחברות הביטוח את כל התקבולים בשל פרמיות ביטוח תוך 7 ימים מיום קבלתם, יהיה פטור מרישום תקבולים בשל פרמיות ותשלומים לחברות ביטוח.

ספר פוליסות ביטוח

ספר פוליסות ביטוח הוא ספר כרוך שינוהל לפי חברות הביטוח, ובו יירשמו עם קבלת הפוליסות מחברת הביטוח הפרטים הבאים לגבי כל פוליסת ביטוח;
תאריך, מספר פוליסה, סוג הביטוח, שם המבוטח, סכום הפרמיה, כולל תשלומים אחרים על חשבון הפוליסה וסכום העמלה לסוכן.

דו"ח תפוקה מחברת הביטוח במקום ספר פוליסות ביטוח

סוכני ביטוח יהיו פטורים מלנהל ספר פוליסות ביטוח, בתנאים הבאים:
דו"ח תפוקה תקופתי אשר סוכן ביטוח מקבל מחברת הביטוח ישמש כספר פוליסות ביטוח לגבי הפוליסות שנרשמו בו, בתנאי שהדו"ח כולל את כל הפרטים הנדרשים (הנ"ל) ובלבד שסכום העמלה לסוכן יכול להיות מחושב לכל הפוליסות שבדו"ח התפוקה התקופתי ביחד.

ספר הכנסות

ספר הכנסות הוא ספר כרוך שבו יירשמו בטורים נפרדים הכנסות מעמלת ביטוח והכנסות ממקורות אחרים תוך ציון: התאריך, התיעוד, פירוט ההכנסה והסכום.
כאשר רישום ההכנסה מעמלת ביטוח כללי ייעשה עם קבלת דו"ח תפוקה תקופתי מחברת הביטוח.
ורישום הכנסות אחרות לרבות עמלה מביטוח חיים, ייעשה תוך 3 ימים מיום קבלת ההכנסה.

הוראות ניהול ספרים נוספות לסוכני ביטוח

  • סוכן ביטוח צריך לנהל חשבון עובר ושב של חברות הביטוח (חשבון עו"ש) או העתק של חשבון עובר ושב של הסוכן בחברת הביטוח.
  • רישום או סימול המאפשר איתור יתרות חובה של המבוטחים בשל פרמיות ביטוח.
  • ותיק תיעוד חוץ – שמירה של כל חשבוניות הוצאות, מסמכים הקשורים בדו"ח רווח והפסד ובדו"ח השנתי. ולתייק בצורה שניתנת לאיתור התיעוד. לדוגמא: כדאי לתייק את ההוצאות לפי תאריך הרשום בחשבונית שהתקבלה.

לסיכום – הנהלת חשבונות סוכן ביטוח

למעשה סוכני ביטוח נדרשים לנהל מערכת רישום חשבונאי מפורט. הכולל פירוט של כל סוג של תקבול ופירוט של כל סוג של תשלום;
תקבולים בגין עמלות ביטוח, החזר הוצאות, הוצאות טיסה, תקבולים בשל פרמיות ועוד, ובמקביל תשלומים בשל פרמיות לחברות הביטוח, הוצאות שוטפות של העסק, אחזקת משרד, רכב, רכוש קבוע, נסיעות ועוד.
כך במקום לנהל את כל המערכת הזאת באופן ידני ומייגע, ניתן ומומלץ לכם לנהל את החשבונות שלכם באמצעות תוכנת הנהלת חשבונות ממוחשבת (מאושרת במ"ה), שבה ניתן לפתוח כרטיס בגין כל סוג של הכנסה או הוצאה. כך גם להנפיק באופן ממוחשב חשבונית מס דיגיטלית. חשבונית מס קבלה (עם קבלת הכספים).
עקרונית, אתם יכולים לנהל את הנהלת חשבונות של העסק שלכם, ובכל זאת, מהרבה סיבות, מומלץ להעזר בשרות מקצועי של יועצת מס או רו"ח. 

מוזמנים לפנות לקבלת שרות מקצועי.