ניהול ספרים בעלי מקצועות חופשיים

בעל מקצוע חופשי – עצמאי (עוסק מורשה) שעוסק באחת המקצועות המנויות ברשימה הנ"ל:
אגרונום, אדריכל, הנדסאי, חוקר פרטי, טוען רבני, טכנאי, טכנאי שיניים, יועץ לארגון, יועץ לניהול, יועץ מדעי, יועץ מס, כלכלן, מהנדס, מודד, מנהל חשבונות, מתורגמן, עורך דין, עורך פטנטים, רואה חשבון, שמאי וכן בעל מעבדה כימית או רפואית.

חשוב לציין כי בעלי מקצועות חופשיים הינם חלק מרשימה סגורה של עוסקים שאינם יכולים להירשם כעוסק פטור במע"מ. קראו כאן בהמשך את הרשימה המלאה.

כל עוסק חייב לנהל את מערכת הנהלת החשבונות של העסק שלו בהתאם להוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות) ותקנות מע"מ.
הוראות ניהול ספרים כוללות אופן וכללים בסיסיים לניהול הנהלת חשבונות של כל עסק, החל מנוהלי רישום, הוצאת חשבונית, קבלה, תיעוד, שמירת המסמכים ועוד.
מעבר לכללים הבסיסיים ישנן תוספות נוספות לאופן ניהול מערכת החשבונות בהתאם לסוג העסק. קראו בהמשך הוראות ניהול ספרים לעוסקים אחרים.
בעלי מקצועות חופשיים נדרשים לנהל ספרים נוספים בהתאם לתוספת ה' בהוראות ובתקנות מע"מ.

חובת ניהול מערכת חשבונות לבעל מקצוע חופשי 

הנהלת חשבונות חד צידית

רישום בספר תקבולים ותשלומים – ספר כרוך והרישום בעט בלבד.
או רישום וניהול בתוכנת הנהלת חשבונות ממוחשבת שהיא מוכרת ומאושרת במס הכנסה.

חשבוניות וקבלות

הוצאת חשבונית מס וקבלה בהתאם להוראות מס הכנסה ומע"מ. ניתן ומומלץ להפיק באופן ממוחשב, חשבונית מס דיגיטלית.

מועד הוצאת קבלה או חשבונית

נדרש להוציא קבלה עם קבלת הכספים מלקוחות.
עוסק מורשה חייב להוציא ללקוח חשבונית עסקה או חשבונית מס על כל עסקה או חלק מעסקה, תוך 14 יום.
חשוב לציין כי חשבונית עסקה וחשבונית מס הנם אותם מסמכים מחייבים בדיווח לעניין מע"מ.

חשבונית מס קבלה

במקום להפיק שתי מסמכים שונים לאותה עסקה: קבלה וחשבונית מס, עוסק מורשה רשאי להוציא חשבונית מס קבלה עם קבלת התקבול מהלקוח.
חשבונית דיגיטלית נשלחת ישירות למייל של הלקוח עם חותמת דיגיטלית, כך שאין צורך להפיק העתק, אלא לשמור גיבוי.

ניהול תיק תיעוד חוץ

תיעוד חוץ הכוונה לכל החשבוניות שקיבלתם בגין הוצאות ששולמו בעסק. יש לשמור את החשבוניות באופן שניתן לאתר במידת הצורך, הצעתי לתייק אותם לפי תאריך החשבונית. כמו כן, צריך שלשמור את כל המסמכים שנרשמו וצורפו לדו"ח השנתי.
צריך לשמור את כל המסמכים (מקור) לפחות למשך 7 שנים.

ספר לקוחות

בספר הלקוחות ינוהל חשבון נפרד לכל לקוח ובו תרשמו את החיובים והזיכויים. יחד עם זאת, אם אתם מקבלים תשלום מלא מהלקוח מייד לאחר מתן השירות, אזי אין חובה לרשום חיוב וזיכוי בכרטיס הלקוח.
למעשה, ניתן לנהל כרטיס לקוח בכל תוכנת הנהלת חשבונות ממחושבת, כך שאין צורך לנהל זאת ידנית;
רובכם מפיקים חשבונית דיגיטלית באמצעות תוכנה ממחושבת המאפשרת ניהול כרטיס לקוח. תפתחו כרטיס לכל לקוח ובו תרשמו את פרטי הלקוח, כולל שם מלא, ת.ז. או מספר עוסק, כתובת ומספר טלפון.
כל מסמך (כמו הזמנה, הצעת מחיר, חשבונית מס קבלה) שתפיקו בעבור הלקוח יירשם כרטיס שלו.

ניהול ספרים טכנאי שיניים

טכנאי שיניים חייבים לנהל בנוסף לאמור לעיל גם:

  • ספר הזמנות
  • ורשימת המלאי של מתכות עדינות לסוף שנת המס.

ניהול ספרים עורכי דין

כאמור, עורך דין הוא בעל מקצוע חופשי וחלק מרשימה החייבת בניהול ספר לקוחות. יחד עם זאת, חלים גם הוראות ניהול ספרים נוספות מכח הפקודה ותקנות מע"מ בהתאם לאופי הפעילות.
במסגרת השירות ובהתאם לסוגי העסקאות, עורך דין עשוי לקבל תקבולים נוספים שהם מעבר לשכר טרחה, כגון: 
תקבול מלקוח בגין החזר הוצאות לקוח כמו: אגרת בית משפט וכדומה. או תקבול באמצעות צד שלישי. או סכום כסף כפיקדון או כערובה להבטחת ביצוע עסקה או זכויות אדם הקשור לעסקה וכו'
בכל מקרה, חלה חובה להוציא קבלה בגין כל תקבול וגם לפרט בגוף הקבלה בגין מה הסכומים.

אלא שצריך לבצע הבחנה בין תקבול בגין החזרי הוצאות לבין תקבול שהוא סכום פיקדון לעניין רשום הכנסה ולעניין תשלום מע"מ;
לעניין מע"מ, סכום שניתן כהחזר הוצאות לא יהיה חלק ממחיר העסקה, כפוף לתנאים בחוק.
כמו כן, נדרש לבצע הפרדה ברשום בהנהלת חשבונות בין סוגי ההוצאות.
את סכומי הכספים שהועברו אליכם כפיקדון או ערבות, עליכם לנהל בחשבון נאמנות, חשבון בנק בנפרד מהעסק.
בהתאם לחוק, סכום שניתן כפיקדון או כערובה הקשורה, יהיה חלק ממחיר העסקה שלכם, אלא אם תחזירו את מלוא הסכום תוך שישה חודשים.

כאמור, ישנם עוד הרבה דגשים שצריך לשים לב, מוזמנים לפנות לקבלת שירות מקצועי.

סיכום הדברים

חשוב לי להוסיף, כי אכן הוראות אלו נחקקו בעיקרן, לצורך ניהול ורישום תקין של מערכת החשבונות של העסק ובכך גם לדווח ולשלם בהתאם את המיסים לרשויות המס. עם זאת, חלק בלתי נפרד מניהול תקין של כל עסק מתחיל מניהול מערכת החשבונות בצורה תקינה ובאופן מקצועי.

כאשר מערכת הנהלת החשבונות מנוהלת בצורה נכונה, מלאה ומקצועית, תוכלו להתעדכן בכל זמן נתון בהקשר לעסק שלכם;
לדעת מה מידת הרווח, לעקוב אחר סכום ורישום של כל ההוצאות, לוודא שאין חוסרים וכל ההוצאות המוכרות במס רשומות ונלקחו בחשבון. ניצול של כל הטבות המס הניתנות כחוק ועוד.
ניתן לנתח את דו"ח רווח והפסד ולהפיק בהתאם: שיעור ההוצאות מהמכירות, רווח גולמי, מהו עלות המכר, רווח נקי לפני מס, רווח נקי לאחר מס, הכנסה נטו. בנוסף, לבצע השוואה בין שנים, השוואה של הכנסות והוצאות בין השנה הנוכחית לשנים קודמות ועוד.

ובסיכום הדברים ובהתאם לנתונים, אתם יכולים לבחון את העבר ולהסתכל קדימה לצורך התייעלות והתפתחות עסקית נכונה וטובה.
והדברים נכונים לכל סוג וגודל של עסק.